Com tantas tarefas e compromissos em nosso dia a dia, ficamos muitas vezes perdidos e o que é importante sempre fica em segundo plano, não é mesmo? Mas, a boa notícia é que, por outro lado, quando nos organizamos, podemos evitar este acúmulo e as famosas urgências para sermos mais produtivos.
Para acabar de vez com essa falta de tempo para o que realmente é importante, aprenda o passo a passo que organiza o seu dia! E, como resultado, até ter um tempinho livre para fazer o que realmente gosta!
1o Passo – Defina o seu objetivo
Para organizarmos nosso dia, em primeiro lugar, precisamos ter um objetivo. O que é importante para você? Sua vida pessoal, sua profissão, sua família, seus estudos?
Quando não temos um objetivo definido, consequentemente, sempre ficaremos com a sensação de estarmos fazendo muito e nada realizando… E então soltamos a velha frase: “Não tenho tempo…”
Na realidade, não ter tempo significa que você está “perdendo tempo” com algo que não traz resultado que satisfaz você.
Antes de realizar alguma tarefa ou agendar um compromisso que lhe traz desconforto, pergunte-se:
“Isso está alinhado ao meu objetivo e me trará satisfação?”
Sei que existem tarefas e compromissos que temos que realizar mesmo não sendo o nosso importante… Como, por exemplo, fazer uma atividade profissional que não gosta ou cuidar da casa.
Mas, por outro lado, se não forem realizadas, certamente você terá prejuízos. Ficará sem receita ou sua casa será o lugar que não lhe proporcionará segurança e conforto.
Agora, pense, sinta e responda: Qual é o seu objetivo ou objetivos? O que é importante para você neste momento? Comece um diário com essas respostas e depois acompanhe sua evolução.
2o Passo – Coloque tudo no papel (tarefas e compromissos)
O erro mais comum que podemos cometer é não fazer anotações e deixar que nossa mente trabalhe por nós, contar com a memória nos dias de hoje não é uma boa ideia… Da mesma forma, ter várias anotações espalhadas por todo canto também não funciona. O ideal é centralizar as informações.
É comprovado cientificamente que eliminando a sobrecarga de informações do nosso cérebro ele gastará menos energia e, consequentemente, você estará cooperando com a sua saúde física e mental. Além disso, você terá maior foco e comprometimento com o que você escreveu.
Com o seu objetivo ou objetivos definidos, começaremos a colocar tudo no papel!
- Pegue um caderno (não digital), divida a folha em duas colunas e anote em uma Tarefas; na outra, Compromissos.
- Agora comece a listar tudo o que vier à sua mente, neste momento, não importa a ordem e a importância.
Diferenciando tarefas de compromissos:
TAREFAS
Não têm hora predefinida, mas têm duração. Anote ao lado o tempo aproximado que você levará para sua execução.
COMPROMISSOS
Têm data predefinida e horário de início e término. Anote o dia e o horário.
Tudo pronto?! Vamos para o próximo passo!
3o Passo – Analise sua lista
Olhe para sua lista… Entendeu o porquê de você se sentir tão ocupado(a) e estressado(a)? Vamos poupar você e priorizar o que é importante em sua lista e diminuir o seu estresse?
Neste passo, você analisará sua lista e classificará em:
(I) Importante
Tem prazo para acontecer, traz resultado, geralmente dá prazer em executar. Por exemplo: fazer uma cotação para as suas férias; iniciar o relatório para a reunião da próxima semana.
(U) Urgente
O prazo acabou, tem pressão e estresse, tem que fazer imediatamente. Por exemplo: fazer a declaração do imposto de renda, pois o prazo de entrega é no dia seguinte; seu celular foi bloqueado porque você esqueceu de pagar a conta.
(C) Circunstancial
Urgente ou importante para outras pessoas, não traz resultado para você, há perda de tempo, você faz por obrigação. Por exemplo: um familiar pede que você execute uma tarefa que era responsabilidade dele; um colega de trabalho pede uma ajuda em uma atividade em que ele está atrasado.
Após fazer essa classificação:
- Elimine o que não faz mais sentido em ser executado.
- Delegue a terceiros o que for possível.
- Diga não às tarefas ou compromissos circunstanciais. Caso não seja possível, diga quando você estará disponível para realizar e no caso de compromisso; avalie o que poderia acontecer de pior se você recusasse o convite.
Delegar: é o ato de transferir uma tarefa ou um compromisso a outra pessoa que possua a capacidade e a habilidade para executá-la.
Mas, lembre-se, ao transferir a tarefa, ela continua sendo sua responsabilidade, logo, você deve fazer o acompanhamento, dar informações necessárias para a execução e informar o prazo para a finalização.
4o Passo – Use a agenda para compromissos e tarefas
Estamos quase lá! Agora você precisará da ferramenta mais importante na organização – a agenda (física ou digital). O importante é que ela tenha visão semanal. Eu, particularmente, gosto da agenda física, mas a digital tem sido mais eficaz, pois nela consigo localizar mais rapidamente informações futuras e passadas.
Uma visão semanal ou até mesmo mensal otimiza a tomada de decisões caso você tenha que fazer alterações no seu planejamento.
Antes de iniciar os lançamentos:
- Verifique o tempo que você tem disponível, não lance mais tarefas que você possa executar. Se você tem 8 horas disponíveis, planeje 6 horas e deixe 2 horas para imprevistos ou atrasos.
- Compromissos, atenha-se a deslocamentos e/ou atrasos. Bloqueie em sua agenda um tempo antes e depois do compromisso.
- Tarefas com 2 horas de duração lance como compromisso, assim você terá mais foco e evita interrupções.
Como lançar:
- Compromissos: na data e horários predefinidos.
- Tarefas: distribua ao longo da semana de acordo com o dia e a frequência que devem ser realizadas.
5o Passo – Entre em ação!
Chegou a hora de entrar em ação! Você irá executar o que priorizou durante o seu planejamento inicial. Vamos começar o seu dia?! Siga esta sequência:
1 – Organizando seus e-mails e transformando em tarefas/compromissos
- Exclua spams e mensagens descartáveis.
- Inicie pelo mais recente, desta forma, você economiza tempo, lendo o histórico de respostas anteriores, caso haja várias pessoas copiadas e que possam já ter respondido.
- Se requer resposta e você tiver a informação, responda; ou transforme em tarefa para responder posteriormente.
- É uma comunicação para um compromisso, lance na agenda.
- É uma informação que complementa algum projeto em andamento? Faça anotação em local apropriado.
- Organize seu e-mail criando pastas de acordo com a sua necessidade. Ao terminar a leitura, sempre deixe sua Caixa de Entrada vazia.
- Determine horários para a leitura de mensagens, desligue notificações. Elas são grandes dispersoras de foco, assim como as mídias sociais…
2 – Consulte sua agenda
- Verifique as pendências do dia anterior.
- Verifique as urgências.
3 – Comece a executar as tarefas na seguinte ordem:
- Tarefas rápidas com menos de 5 minutos.
- Urgências. O mais importante é você eliminar as urgências no início do dia, pois quanto mais postergar, maior poderá ser o prejuízo e o estresse.
- Pendências. Não deixe para depois, pendências são futuras urgências.
- Tarefas importantes. Depois que você elimina urgências e pendências, você terá maior foco para executar o que é importante, pois não estará preocupado(a) com as tarefas anteriores.
Colocando em prática esses passos e sendo persistente, como resultado, você estará dispensando os passos 2 e 3 e anotando automaticamente suas tarefas e seus compromissos diretamente em sua agenda.
O passo 1 trata de objetivos, e sabemos que eles são mutáveis, assim como as necessidades e desejos. Toda vez que você substituir ou incluir um objetivo, aí, sim, refaça os passos 2 e 3.
Resumindo:
- tenha clareza dos seus objetivos
- utilize sua agenda diariamente
- tenha disciplina e persistência
- e sempre, sempre…. entre em ação! Evite a procrastinação.
Tentativas e erros ocorrerão e imprevistos também. Lembre-se de que não podemos controlar eventos externos, mas, quando estamos em sintonia com o nosso importante e somos organizados, temos o controle de nossas ações!
Se você ficou com alguma dúvida ou quiser compartilhar os seus resultados, ficarei muito feliz em responder sua mensagem!
