Home Office com Organização e Produtividade

Rosana Marcondes

Segundo um estudo do Instituto Brasileiro de Economia (Ibre) da Fundação Getúlio Vargas (FGV), o trabalho à distância durante o pico da pandemia contou com 10% dos trabalhadores no Brasil. Com o surgimento de novas variantes do vírus e a manifestação da influenza, muitas empresas adiam seu retorno ao trabalho presencial e os trabalhadores que gostariam de retornar ainda terão que aguardar mais um pouco.

Com esse panorama, temos milhões de brasileiros em home office e, sendo um sistema muito novo para a maioria dos trabalhadores, ainda existem muitas pessoas que encontram dificuldade em ajustar essa modalidade de trabalho ao seu dia a dia.

Essa nova experiência causou muito estresse físico, mental e emocional nos últimos quase dois anos… Com vida pessoal, familiar e profissional acontecendo em um único local temos que realizar muito planejamento, sermos organizados, ter muita criatividade e manter o equilíbrio pessoal.

Com minha experiência em home office antes de a pandemia existir e relatos de clientes que buscaram consultoria durante a pandemia, quero compartilhar algumas dicas para que você possa aplicá-las ou adaptá-las ao seu dia a dia profissional, casa e família.

AMBIENTE

Procure o melhor local disponível, se possível, onde você possa se isolar dos demais cômodos e de ruídos para não afetar a sua concentração.
Tenha mobiliários adequados, mesa e cadeira que se adaptam às suas necessidades físicas. Postura desconfortável provoca dores musculares, queda na produtividade e problemas crônicos a longo prazo. Dê preferência a cadeira com encosto e altura que seus pés toquem o chão ou utilize apoio apropriado.
Verifique se a iluminação é adequada, um ambiente muito claro ou muito escuro também afetará sua produtividade. Troque a potência das lâmpadas ou use uma luminária de mesa. Havendo iluminação natural, tire proveito! Luz natural ajuda regular nosso relógio biológico.
Mantenha sua mesa organizada. Deixe somente equipamentos e objetos que você irá utilizar durante a execução de suas atividades. Uma mesa desorganizada provoca dispersão.
Encontre um local adequado para os seus arquivos. Deixe arquivos de uso diário próximo de sua estação de trabalho. Mantenha arquivo pessoal separado do arquivo profissional. Utilize pastas identificadas.

PRODUTIVIDADE

Vista-se para trabalhar! Existem dois bons motivos para você se vestir de modo adequado: mudamos nossa postura e disposição e mantemos nossa apresentação pessoal, principalmente ao participarmos de reuniões através de imagem. Sugestão? Use o Casual Day.
Mantenha a mesma rotina de horários, você poderá ser acionado(a) a qualquer momento dentro do horário de expediente.
Se você reside com outras pessoas, comunique o seu horário de trabalho e de suas pausas. Solicite que seja interrompido somente em casos de urgência.
Reuniões online com ou sem imagem: Mantenha o local organizado, informe aos demais moradores a duração da reunião, que evitem barulhos indesejáveis e a importância de seguirem o seu pedido.
Faça planejamento semanal e inclua suas tarefas e compromissos profissionais e pessoais em sua agenda de acordo com a sua frequência: diária, semanal e mensal.
Não esqueça de acrescentar em seu planejamento as tarefas não recorrentes, aquelas solicitadas por terceiros.
Lembre-se: não execute na véspera um trabalho com prazo de entrega. Com a instabilidade da internet, você poderá não ter tempo hábil para executá-lo. Seja proativo(a) com o máximo de atividades que possuam data de entrega.
Faça pausas durante o expediente. O ambiente home office sem interrupções pode fazer com que você trabalhe além do horário e isso com o passar das semanas irá gerar estresse físico e mental. Pare para um café e espaireça. Vá até a janela, varanda ou outro cômodo que seja agradável e saia do “modo trabalho”. Utilize um Timer, programe, inicialmente, de 30 a 60 minutos de trabalho com 5 a 10 minutos de pausa, com a prática você irá estabelecer o que melhor se adapta a você.
Cuidado com os ladrões do tempo durante o expediente: TV, videogames, redes sociais, mensagens de grupos. Esses ladrões do tempo matam a sua produtividade e, retomar o trabalho após horas será muito mais difícil. Deixe para dar uma olhada em suas mensagens pessoais e redes sociais durante sua pausa programada.
Se você ainda não aprendeu a dizer não, este é o momento… Ao invés de dizer sim para tudo e todos, delegue ou peça prazo e, depois anote em sua agenda para executar o que foi solicitado.
Ao término do expediente, deixe tudo limpo e organizado para o próximo dia. Você ganhará tempo e terá mais disposição para iniciar suas atividades no dia seguinte.

ROTINA E ORGANIZAÇÃO DA CASA

Não execute tarefas domésticas de longa duração durante o expediente de trabalho. Tarefas rápidas você poderá realizar durante suas pausas, como por exemplo, colocar roupas na máquina de lavar, estender ou recolher roupas lavadas.
As refeições são uma das tarefas que mais tomam o nosso tempo. No final de semana, faça um pré-preparo dos alimentos. Cozinhe refeições em uma quantidade maior e congele em porções; lave e corte legumes; lave verduras; faça pré-cozimentos.
Distribuição de tarefas, se você não está sozinho(a), faça uma distribuição com todos moradores de acordo com a capacidade de execução de cada um.
Aproveite o tempo que você economizou na locomoção ao trabalho (aqui em São Paulo, estamos economizando de duas à quatro horas diárias) e faça algumas tarefas rápidas, como organizar ou limpar um cômodo ou utilizar esse tempo para cuidados pessoais, estudos, leituras, etc.
Suas tarefas e cuidados com familiares ficaram mais puxados? Esqueça as grandes faxinas! Faça limpezas diárias de manutenção.
Mantenha a casa organizada antes de se deitar colocando cada coisa em seu lugar (não fique o dia inteiro fazendo isso, principalmente se você tem filhos pequenos), deixe a cozinha em ordem e prepare a mesa para o café da manhã.
Se puder delegar, delegue!

ROTINA FAMILIAR

Mantenha os horários das refeições e de ir para a cama. Horários flexíveis são mais difíceis de serem controlados para quem precisa ter foco no trabalho e qualidade de vida ao mesmo tempo.
Mantenha a rotina de estudos para as crianças em idade escolar.
Para as crianças pequenas, você terá que ter muita criatividade para mantê-las ocupadas. Disponibilize papéis, lápis, tintas, cubos, quebra-cabeça, livros, revistas, potes e caixas de formatos diferentes.
Estipule horários para o uso de TV, internet e games. Não incentive os maus hábitos, mesmo que isso possa lhe trazer um pouco de sossego. Aproveite este momento junto aos filhos para educá-los sobre organização e responsabilidades assim, você estará formatando um adulto com potencial de realização.
Reúna a família nos horários das refeições. Esse é um bom momento para estarem próximos e conversarem.
Reserve um horário diário para o seu lazer e descanso, afinal de contas você merece!

Procurei reunir o máximo de informações para ajudar você neste momento, mas se ficou alguma dúvida ou você não consegue uma solução para uma situação não abordada, envie sua mensagem!